Personvernerklæring
Personvernerklæring for Åse Brygge Sameie
Som et boligsameie er vi pliktig til å følge lovregler som blant annet finnes i eierseksjonsloven. I medhold av eierseksjonsloven har vi også utarbeidet vedtekter for sameiet som vi må følge. Utgangspunktet vårt er at vi ikke skal behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle behandlingens formål. Vi skal også så langt mulig unngå å behandle særskilte (sensitive) personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har om deg.
Personopplysninger som behandles hos oss:
• Kontaktinformasjon som navn, adresse, epost, telefonnummer
• Informasjon om hvem som bor i seksjonen
• Økonomiske forhold knyttet til seksjonen, som felleskostnader (både
utestående og betalt)
• Opplysninger om seksjonen, som advarsler, klager og personopplysninger
som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Vi behandler informasjonen for å administrere og forvalte sameiet, herunder:
• Utarbeidelse av årsrapport, styre- og årsmøteprotokoller
• Oversikt over seksjoneseiere
• Innkreving av fellesutgifter.
• Eventuelle klagesaker
• Oversendelse av opplysninger til forretningsfører
• Administrering av sosiale medier og eventuell annen korrespondanse
med beboerne, for eksempel i forbindelse med dugnadsarbeid.
Behandlingen skjer fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse for styret til å sørge for vedlikehold og drift av eiendommen, og ellers forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet, slik det fremgår av eierseksjonsloven § 57. Vi behandler også personopplysningene for å ivareta eierseksjonssameiets interesse av forsvarlig drift av eierseksjonssameiet. Behandlingen er nødvendig for at styret skal oppfylle sine plikter som forvalter av eierseksjonssameiet.
Personopplysninger knyttet til e-postkommunikasjon med andre:
Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av kommunikasjonen. Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for å besvare henvendelsen og i forbindelse med den daglige driften av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.
Styremedlemmer:
Opplysninger som behandles er kontaktopplysninger som er innhentet fra det enkelte styremedlem.
Sosiale medier:
Sameiet har egen web-side aasebrygge.no hvor styret legger ut informasjon om sameiet vårt, samt praktisk info om hvor/hvem man kan kontaktes i ulike saker. I tillegg finner du årsmøteprotokoller, vedtekter, HMS og husordensregler på nettsiden. Det ligger ikke informasjon om den enkelte beboer på nettsiden.
Utlevering av personopplysninger til andre
Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Vi utleverer personopplysninger til vår forretningsfører, som er Admento Excess, Smibakken 3, 6018 Ålesund, (+47) 926 37 886) larsjarle@excess.as offentlige registre slik som Brønnøysundregistrene og Kartverket.
Det er inngått databehandleravtale med forretningsfører og revisor.
Lagringstid
Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Opplysninger om sekjonseier lagres så lenge seksjonseieren er eier, og det ikke er noe økonomisk mellomværende eller at det skal fastlegges et rettskrav. Kontaktopplysninger og opplysninger om eierskap til andelen slettes ikke. Opplysninger om leietakere slettes når leieforholdet er opphørt, det ikke er noe økonomisk mellomværende og det ikke skal fastlegges noe rettskrav. I henhold til eierseksjonsloven skal det føres årsmøteprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.
Dine rettigheter
Du har etter Personopplysningsloven og Personvernforordningen flere rettigheter knyttet til sameiets behandling av personopplysninger om deg, herunder:
a) Rett til innsyn
b) Rett til korrigering
c) Rett til sletting
d) Rett til begrensning av behandling
e) Rett til innsigelse
Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. For å ta i bruk dine rettigheter må du henvende deg til styret og be om innsyn ift hvilke opplysninger styret har. For å være sikre på at vi gir tilgang til dine personopplysninger til riktig person vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon, før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss.
Klager
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
Endringer
Hvis det skulle skje endring av vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt sameiet. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes på våre nettsider.